管理系統網站（手把手帶你搭建個人工作）

編輯導讀：作為產品經理，要從日常問題中出發，去尋找解決方案。本文作者從產品經理角度，對個人工作生活和知識管理上遇到的問題進行瞭梳理分析搭建瞭一個管理系統，並對過程中存在的問題進行瞭總結，與大傢分享。系統隻能存在於軟硬件之中嗎？在這篇文章中，筆者將以一個產品經理的角度，帶著大傢一塊去搭建一個可以作用於個人工作和生活的管理系統。下面，就請跟我一起踏上這條搭建之旅吧！一、系統規劃1. 系統背景搭建一個作用於工作、生活和學習的個人管理系統，用良好的時間管理作為系統接口，輸入信息素材、待辦事項和日程計劃，維護系統良好運行並產出關鍵成果。2. 系統目標帶著意向去生活，而不是被生活拎著走。把重心放在最重要的事情上，而不是陷入瑣事的泥沼不能自拔。高效管理個人事務，平衡工作和生活，而不是被天天追債。如果你有以上三個需求之一，就跟我一起來學習個人管理系統吧！3. 系統架構圖這是我在動筆寫本文前自己構思的一張圖，它將成為我們的“建築圖紙”，我們將按照順序一點一點去完成我們整個系統的搭建。二、系統構建1. 入參：信息收集和組織（1）信息獲取我們每天都被大量的信息包圍著，註意，我這裡的用詞是“信息”，而不是“知識”，因為知識是有組織的、邏輯性的、分門別類的， 換言之，被組織、加工、分類後的信息才能轉化為知識。當然，這裡的“加工”不是指篡改信息的真實性，而是信息被你的大腦解讀後能夠被你所理解和吸收。信息的獲取方式上，我在這裡將它分為：有意識地獲取和無意識地獲取：有意識地獲取：是指為瞭獲取某一領域的信息，專門去搜集大量資料，去粗取精，留下對你而言最有價值的，再專門去研究它。這類獲取具有主動性，也需要你在業餘時間花功夫去辨別信息價值。無意識地獲取：是指你漫無目的的瀏覽信息推送渠道，比如最常見的公眾號、新聞資訊App等，這類信息獲取是被動性的，因為是經過別人挑選和內容加工後推送到你眼前。在獲取信息的過程中，我們需要警惕一種“信息陷阱”，即如果你隻關註自己感興趣和認同的那部分信息，就要小心瞭，因為很可能在各類推薦算法的助攻下，你越來越隻看見同類的“樹木”，而很可能看不到整片“森林”，聽不到全局的聲音，這對培養獨立客觀的思維具有一定威脅性。信息的獲取途徑上，我在這裡將它分為：線上渠道和線下渠道。線上渠道就有很多瞭，它的載體主要是App和網頁，這個不用多說，大傢都有自己喜歡和熟悉的新聞、讀書和分享軟件。值得一提的線下渠道。這個比較依靠我們對周圍的觀察和交流。這裡我介紹下平常我作為一個PM的習慣。觀察法：這個對於內向的人來說比較適用，你隻需要一雙銳利的眼睛和不怕挨揍的心。比如，平時在地鐵沒事的時候我就會看看周圍的人都在用什麼App，再看看外表上他/她又是個怎樣的人。交流法：這個通常需要你主動出擊（如果你對知識的渴望超過瞭你面對他人的羞澀），主動約一些行業大牛或者敬佩的前後輩交流看法。但其實有時候也沒那麼難，或許你隻需要從普通人入手打聽到你不瞭解領域的“敲門磚”就行瞭。比如我在餐廳吃完飯，結賬的時候一般會問下服務員餐廳收款管理客流使用的是什麼系統，然後記下來，剩下的就去自己研究瞭。（2）信息組織1）分類收集，統一管理信息組織通常是將信息加工（內化）為知識的第一步。在這裡我將其定義為有目的、有計劃地對多重信息進行聚合。在信息組織上，我遵從的原則是：分類收集，統一管理。它的解釋是：將各渠道收藏的信息統一導入到一處，並通過標簽分組等方式進行管理。這樣做的好處有三：統一你的信息庫，避免信息分散和重復；節省需要時你用於查找和篩選信息的時間；便於制定計劃去處理（吸收）這些信息。你知道的，曾經我們也是抱著一顆想學習的心，自從使用瞭收藏夾……2）建造你的個人信息花園這裡我引入瞭“花園”的概念，就像我的公眾號名字一樣。它其實指的是你的知識儲備中心或者是信息知識庫，你可以用你喜歡的方式稱呼它，比如“數據大腦”、“知識倉庫”等，遵你所願。我喜歡用“花園”描述它，是因為在創建知識的過程中像極瞭照料一座花園，而這座花園的栽培者是你自己——誰也無法代替。這裡我簡單介紹下建造一座花園的基本步驟：想象你要建造一個花園，信息是你的種子……精心挑選要培育的種子。不要將時間浪費在無價值的信息上。分類播撒，分開種植。有規劃的園林花園都會提前規劃好每種植物的分佈區域。定期澆水、鏟土、施肥。不能種下種子後就置之不理。信息花園需要你常來（或有計劃地）光顧。清理成長中的殘枝敗葉。當信息變得不再對你有價值後，就及時清理。采摘果實。當針對某垂直領域收集到足夠多的信息後，信息花園已經開花結果，這時候要對果實及時采摘——且采摘任務隻能由你完成——才能變為自己的成果，將信息花園升級成知識花園註：“知識花園”這個概念非常有意思，我將在後續發佈的文章中來專門介紹它。2. 接口：預期管理和時間管理（1）用OKR做好預期管理OKR這個概念，很多朋友應該都不會陌生。它是一個風靡全球的目標管理工具，也被很多大廠用於企業管理和績效目標設定。如果也不熟悉也沒有關系，我這裡快速介紹下它的定義。O —— Objective，目標。在可行的時間內，我們想做什麼？（這個可以是定性的）KR —— Key Results，關鍵成果。我們如何知道自己達成瞭目標？（這個需要是定量的，能夠讓你完成時有個衡量和評估標準。）按照以上特征，我們可以嘗試寫出一個工作OKR，舉個栗子：Objective：在一個季度內提高產品思維能力Key Results：讀完5本產品類書籍，並用自己的語言總結一套產品方法論。與身邊2位優秀產品經理交流學習，總結自己的收獲並做1次小組分享。為業務設計的系統方案，業務評價滿意率達到85%以上。然而OKR隻能用於工作嗎？非也，事實上，我們在完全可以在生活中也去使用它，下面再舉個栗子：Objective：在兩個月內提高身體素質。Key Results：每周累計跑步10公裡。將每月吃油炸油膩食物的次數控制在≤3次。每天23:30準時睡覺，每周熬夜次數≤2次。關於OKR，就暫時介紹到這裡，市面上有不少關於它的書，有興趣的讀者可以繼續去找來讀讀。此時，我們已經開始對自己的工作、生活有瞭一個具有時效性的預期，為瞭優雅的完成它，我們離不開一個技能——時間管理。（2）用效率清單做好時間管理我個人目前的時間管理方法參照瞭三本書籍，分別是：《時間管理：如何充分利用你的24小時》（吉姆·蘭德爾）《子彈筆記》（賴德·卡羅爾）《創造時間：專註於每天最重要的事》（傑克·納普&約翰·澤拉茨基）。我總結瞭其中對我有價值的模型和觀點（Points），也是我目前正在使用的。1）四象限分類法“你的 80%的成就來自於你 20%的行為”。——《時間管理：如何充分利用你的24小時》（吉姆·蘭德爾）將每件事按照以上方式分出優先級：重要且緊急：不用廢話，最高優先級，趕緊做。緊急但不重要：私以為這類事情是裡面中最難安排的，因為需要些技巧，也跟催你的人是否重要有關。我的建議是，如果對方確實很緊迫的需要，且任務能夠在短期內（比如1小時）完成，那麼就放到第2優先級去做吧。否則，我會在對方要求的期限內，處理完手頭更重要的工作後，再去完成它。重要不緊急：這類事情看起來好像不那麼著急，但請確保你一定要留意它，並將進度控制在可控范圍內。不要因為“不緊急”這點而在前期怠慢它，如果你不想花瞭很多時間卻效果甚微的話。這類事情需要你定期跟進和Review（下文我會介紹一些可用的工具），我個人是傾向於做事先緊後松的。不重要不緊急：這個不用多說，你懂的。但註意如果是工作的事情，都該有個期限和反饋。凡事有交代，事事有回音會讓你給別人的感覺更靠譜些。2）子彈筆記法該方法方法來源於《子彈筆記》（賴德·卡羅爾），以下是使用介紹。準備一支筆和你喜歡的筆記本。在每日的開始時間，寫下當天主動或被動接收的事項，寫法是：簡明扼要（一句話概述要點）客觀記錄事實，盡量不帶主觀的感情色彩。按照以下類別給筆記分類：你需要做的事情——任務(Task），文字前用“·”符號表示。做完後，就可以把“·”變為“√”。你的經歷——事件（Event），文字前用“○”符號表示。你不想遺忘的信息——筆記（Note），文字前用“-”符號表示。如果後續再看發現已經變得不再重要，將“-”延長劃掉就可。這樣，你就用最簡單快速的方法記下瞭你的任務事項，不至於一團亂麻。你的時間流逝變得有跡可循。而且，用紙筆記錄的一個好處是，你不用受電子設備的幹擾，而是可以專心地沉浸在動筆寫下的每個時刻。這樣就完事瞭嗎？Of course Not，你知道，單純的記錄隻能讓未來的你窺探當初到底做瞭什麼，而要從每件事中學會成長，那麼一定需要你主動反思，汲取每件事的“剩餘價值”。反思時，回答自己三個問題：為什麼這件事至關重要？為什麼我要做這件事？為什麼要優先做這件事？總而言之，就是每日記錄，每周回顧，定期反思。3）抓住每天最重要的事該方法來源於《創造時間：專註於每天最重要的事》（傑克·納普&約翰·澤拉茨基），這本書提出瞭一個“或辦清單”的概念，是指你每天的事情不一定都是要做完的“待辦事項”，你要從中抓住其中最重要的一件完成。具體做法是：列出你你所有可能要完成的“或辦清單”。找出其中最重要的1~2項，要有取舍，最好不要超過2個，你也知道人的一天當中精力是有限的。將每重點項排進當天的日程表，以最高優級目標安排時間和聚焦精力去完成它。3. 基礎模塊：待辦事項&日程計劃&總結Review再回到我們一開始的那張圖：這時候我們的系統建設已經進行到一半瞭。剩下的工程我們還需要搭建一個重要框架，我將其分為三個功能模塊：待辦事項、日程規劃和總結Review。待辦事項：用於處理工作、生活中的短期任務或事項。它的特征在於完成時間可以控制在1~2天內，而且有輕重緩急之分。日程規劃：用於制定工作、生活中的長期規劃和目標。它的特征在於需要長期跟進，並要定期把握進展和整體方向。這裡我推薦使用下圖的拆分方式，將長期目標拆解為一個個小目標和短期任務，小步快跑，逐個擊破。總結Review：總結、反思這段時間的投入和產出成果，設法改善效率，修正方向。這裡我用那句廣為人知的話來概述：不要因為我們走得太遠，而忘記當初為什麼出發。4. 出參：輸出個人知識觀點正如我在篇頭強調的那點：加工和內化後的信息才能成為知識。關於輸出和分享個人知識，也是我創建“涵的數字花園”公眾號的初衷，這一部分我會單獨出幾篇文章，並說說為什麼我的花園是叫“數字花園”。三、上線測試與迭代到這裡，概念部分就全部介紹完瞭。但我們知道，紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。如果沒有將對工作、生活、知識的管理理念運用到實踐中，那麼再好的理念也隻是空中閣樓。因此，我專門出瞭這部分內容，以我自身的真實案例，帶領大傢真正運用起來~1. 挑選測試工具至此，系統的框架我們已經設計完畢並搭建起來瞭。但是沒有投入到實踐中檢驗的系統，產品設計的再好也隻是紙老虎。現在，我就帶著大傢將系統正式上線測試！首先，工欲善其事，必先利其器。不論是信息管理、時間管理還是事項管理，我們需要借助工具讓其事半功倍。下面我介紹自己常用的一些工具軟件，大傢按需取用，找到適合自己的就好。（1）信息收集和組織印象筆記/有道雲筆記：這兩款大概是國內最為人知的兩款筆記應用吧，功能都很強大，能夠一鍵剪藏微信、微博、網頁的文章，並且移動端/PC端實時同步。大傢看個人喜好選一款就好。（2）時間管理時間記錄/愛時間：隨時隨地記錄當前時間在所投入事項上的流逝，適用於事中記錄，需要手動點擊開始和停止，所以一開始需要習慣一下。塊時間：如果你總是在使用時間記錄App中忘記點擊開始和停止，那麼可以嘗試下這款應用，這是一款偏事後記錄的時間應用，你可以直觀的看到一天各時段的用時情況。使用時間管理應用，我的建議是在精不在多，這體現在兩個方面：一是試用後選一個最貼合自己使用習慣的App固定下來記錄就好；二是記錄的事項最好是可控的，我一般不會特意記錄固定化的用時，比如睡覺，因為睡眠的時間會占據我每天時間記錄的no.1，其他事項用時占比的呈現會相應不那麼直觀，反而影響我對它們用時的分析。（3）待辦事項&日程計劃Teambition：阿裡巴巴旗下團隊出品的一款工作&學習管理軟件。也是我目前最常用的，日歷功能很贊，適用於工作和生活中的大小事項，還可以創建個人項目（讀書、觀影清單等），移動端/PC端同步。時光序：提醒功能強大，我會用它記錄一些當天需要強提醒的任務，移動端/PC端同步，適合創建短期待辦事項，暫不支持周期≥2天的跨天任務。Notion：國外很受歡迎的一款在線文檔應用，表格功能強大又美觀，用來記錄工作和生活事項或計劃都沒問題，缺點是需要翻墻使用，目前隻有英文版。Trello：國外的一款任務清單應用，2017年被大名鼎鼎的Atlassian軟件廠商收購。界面比較美觀，適合創建生活任務（如讀書/旅行/觀影記錄等）。缺點是無提醒、國內無移動端。（4）總結Review/個人知識管理石墨文檔/騰訊文檔：大概是國內受眾最廣的兩款在線文檔瞭，兩者都可以實時保存文字數據，哪怕電腦死機也不怕瞭。使用體驗上兩者略有差異，大傢根據個人喜好選擇即可。移動端/PC端同步。Confluence：知名管理軟件工具供應商Atlassian出品的企業協作wiki，也是目前市面上最好用的wiki工具之一。缺點是隻有PC端，且免費個人版分享出去的鏈接沒有權限控制…Notion：上文已經介紹過，筆記功能同樣強大豐富，可與Confluence媲美。One Note：值得一提的是微軟出品的One Note，寶藏筆記軟件，真的蠻好用的，它就像一個筆記夾子，滿足你寫寫畫畫的需求，移動端/PC端同步。對於工具的使用，是為瞭節省我們記錄的時間並能夠長期保留，如果它讓你分心去做手頭的事就有點得不償失瞭。而且第一次使用一款工具通常需要一個磨合期，我的建議是大傢選一個最貼合自己使用習慣的，然後固定下來，不要讓操作花費你太多時間。2. 反饋與迭代有瞭工具的助力，到這裡，我們的系統就可以正式上線運行瞭。通過我前文的介紹，希望你可以做到：通過對信息的收集和組織，讓自己的信息花園變得豐富有序，作為花園主人你清楚各種花的種植位置；通過使用OKR管理預期，你有瞭工作和生活中的長短期目標，不再漫無目的；通過對時間的記錄，讓你對自己每項事情的用時花費有瞭瞭解，並能掌握自己一天/周中效率最高或者最不受打擾的時段。通過對任務事項、日程計劃的記錄，你井井有條地管理手頭的各種事項，工作和生活不再一團亂麻；並且通過優先級分類，將時間投入到完成最重要的事情。通過總結Review，你修正自己的方向和行為，帶著自己的意向去工作和生活。系統的上線並不意味著工程的結束。任何系統都是在迭代中不斷完善的。我們建成瞭系統的V1.0版本，接下來我們要在時間的檢驗中不斷去迭代它，迭代它的過程中，其實是在迭代你自己。我建議大傢對自身形成一項反饋體系，即：根據自己適應的節奏，以日/周/月為維度，將上一日/周/月收獲的好習慣、好經驗投入運行到下一日/周/月裡，不斷形成正反饋。我在這裡再引入介紹一種“PDCA循環”，它是質量管理領域的一個出色概念模型，有興趣的同學可以繼續去瞭解一下。這裡我簡單普及下基礎應用：Plan：計劃，制定目標和計劃。Do：執行，根據已知的信息，執行計劃內容，測試結果。Check：檢查，分析和確定成果，好的總結經驗，不盡人意的找出問題所在。Act：處理，根據Check的結果，采取相應措施和行動，好的鞏固，差的加強。3. 我的系統實踐筆者在這部分介紹下自己對系統的使用，好讓大傢讀完本文後有個直觀的感受，希望能起到拋磚引玉的作用。（1）每日管理時間：每日清晨和睡前。步驟：一日開始的清晨，用子彈筆記法寫下當日要完成的所有任務、安排、不想遺忘的信息等。根據重要度（重要且緊急/重要不緊急/不重要緊急/不重要不緊急）給每項任務劃分優先級（P0→P3），並圈出當日最重要的1~2件（給定事項的數量≤2）。打開Teambition（後來我直接設置成瀏覽器首頁瞭）的周日歷視圖，規劃當天的工作安排，並將最重要的1~2件任務排入當天最不被打擾的時間裡，剩下的時間分佈其餘事項。開始一天工作，並在各時段（比如1~2小時）結束後在Teambition上更新時間投入和事件進展，同時劃掉完成的任務，記錄突發事項時間的占用、臨時接到的工作需求等，直到一天結束。Review當日成果及進展：按照PDCA循環寫下當天重要的事項、分析、感想和改進方式，我個人比較喜歡用筆書寫。如果有不能當日完成的事項，我會再用子彈筆記法全部羅列出來，重要事項會直接排入到第二天的日程，這樣一切有瞭著落，我也知道在什麼時候要完成什麼任務，睡覺也更踏實瞭。（2）每月管理在每月第一日，我習慣對上個月的重要事項和對整體感受做一個回顧，並寫下當月的展望（我給它取瞭個名叫“每月季語”，哈哈）。這個基本上是按照我的心情來敘述的，算是生活隨筆，比較輕松隨意。接著，我會根據當月展望與實際情況，制定本月的個人OKR，主要圍繞工作、讀書、生活三個方面。這個就完全按照我前文介紹的OKR寫法來寫的，這樣月底結束也能夠進行評估。每周結束後，我會Review一遍當月的OKR，如果有需要臨時調整的我會進行修正，把控整體方向和進度。在每個月進行期間，我會把一些需要長期跟進的項目用Teambition的月日歷功能記錄下來，並設定裡程碑和重要節點，這能夠讓我隨時一目瞭解什麼時候需要自己或他人交付什麼結果。（3）學習/讀書/生活管理這些都是需要長期管理的，我對其的實現要求也不一，所以我對其使用的軟件也不盡相同。學習方面，這塊是我實現要求最高的模塊，我追求清晰、詳實、全面的記錄，需要展示和管理的字段比較多，所以我用瞭在線表格的形式去管理。效果圖↓↓讀書方面，這塊主要是滿足個人的興趣愛好，要求上沒有那學習上那麼嚴，時間期限也放得更寬一些，我能夠簡單記錄當前想讀、在讀、讀過的書籍就可以瞭，我使用的是Teambition的項目功能做的記錄。效果圖↓↓在觀影上，這塊比較休閑輕松，我喜歡用Trello記錄想看的電影/紀錄片，因為它的界面比較清新活潑，我看著比較喜歡，哈哈。效果圖↓↓至此，關於搭建個人工作、生活和知識管理的系統就已經全部介紹完瞭。作者：Han，經濟學類出身的2年半PM，目前專註於後臺系統設計。個人公眾號：涵的數字花園。本文由 @Han 原創發佈於人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。題圖來自Unsplash，基於CC0協議。